Skuteczny e-learning pracowników z modułem ścieżek szkoleniowych

 

 

Onborading jest procesem wspierania przez pracodawcę nowego pracownika w pierwszych dniach jego pracy. Proces ten polega na zapoznaniu nowej osoby z nowym otoczeniem i ułatwieniem jej nawiązania kontaktów w przyjaznej atmosferze.

Obecnie jednak wiele firm rozpoczyna teraz proces pomiędzy przyjęciem przez kandydata oferty pracy, a ich pierwszym dniem. Nazywa się to preonboardingiem. Niektóre procedury, takie jak wydanie komputera i być może wprowadzenie w zasady firmy, będą musiały zostać omówione osobiście. Ale inne, które nie wymagają wielu wyjaśnień, takie jak wypełnianie dokumentów podatkowych i ubezpieczeniowych, można załatwić pocztą elektroniczną, zanim pracownik rozpocznie pracę. Można  w ten sposób oszczędzić mnóstwo czasu oraz pozwolić nowemu pracownikowi skupić się na pracy od pierwszego dnia.

Z trendów przewidywanych na rok 2021 wynika, że te działania mogą wygenerować wzrost retencji pracowników nawet o 30 do 91% już w pierwszym roku zatrudnienia.

Z pomocą przychodzi dynamiczny rozwój zdalnych form edukacji. Przed przedsiębiorcami otworzyły się nowe drzwi z punktu widzenia wewnętrznego szkolenia pracowników, zaczynając zaraz od momentu rozpoczęcia przez nich pracy. Przedstawiamy naszego bohatera od szkoleniowych zadań specjalnych i korzyści, jakie niesie ze sobą moduł zarządzania ścieżkami szkoleniowymi pracowników.

 

 

Czym jest ścieżka szkoleniowa pracownika?

Moduł zarządzania ścieżkami to także niezastąpione narzędzie onboardingowe. Z jego wykorzystaniem raz utworzone, właściwe ścieżki szkoleniowe zostają zapisane w systemie, dzięki czemu znika problem odtwarzania procesu wdrożeniowego z każdym nowym pracownikiem. Jeśli z czasem potrzebne jest wprowadzenie modyfikacji w ścieżce, nie ma potrzeby tworzenia jej od nowa – wystarczy zaktualizować istniejący już plan.

 

 

Skontaktuj się z nami, a wspólnie stworzymy platformę e-learningową, która zwiększy efektywność szkoleń i zaangażowania pracowników.

 

 

Dedykowana ścieżka szkoleniowa dla każdego stanowiska

Każda ścieżka zawiera odpowiedni zbiór elementów dla danego stanowiska, które będą różnić się w zależności od działu czy poziomu zaawansowania, na którym szkoli się pracownik. Prawidłowo stworzona powinna zawierać zróżnicowane elementy rozwijające umiejętności twarde oraz miękkie pracownika. Dodatkowo, dla zwiększonej skuteczności planowania rozwoju personelu, moduł do zarządzania ścieżkami szkoleniowymi pozwala na określenie ram czasowych dla całych ścieżek i poszczególnych etapów. Ten czas ustalany jest pod kątem złożoności planu rozwojowego oraz ilości zawartych w nim elementów do wykonania.

Ścieżka szkoleniowa musi być przypisana do określonych stanowisk ze względu na ich specyfikę i wiedzę branżową, którą chcemy przekazać jedynie określonej grupie pracowników. Chociaż pewne szkolenia ogólne przewidziane na danym etapie rozwoju w firmie mogą się powtarzać w kilku działach i na kilku stanowiskach. Ma to znaczenie w szczególności, kiedy poprzez rekrutację wewnętrzną, pracownicy mają możliwość przenosić się między różnymi działami czy obszarami organizacyjnymi w firmie.

System przechowuje informacje na temat wszystkich indywidualnie odbytych ścieżek szkoleniowych i poszczególnych elementów. Dzięki temu w przypadku migracji pracownika (np. z działu handlowego do zespołu marketingowego) etap pojawiający się ponownie na nowej ścieżce zostaje automatycznie zidentyfikowany jako wykonany. W ten sposób pracownik może wygodnie przejść do czekających na niego istotnych treści.

 

 

Dlaczego ścieżka szkoleniowa jest efektywniejsza od pojedynczych szkoleń?

W przypadku pojedynczych, nieregularnie wprowadzanych szkoleń dla pracownika może pojawić się chaos organizacyjny. Dodatkowo, jeśli jednocześnie zaplanujemy zatrudnionemu kilka szkoleń bez ustalonej kolejności czy też zdefiniowanego czasu na wykonanie, dezorganizuje to indywidualny harmonogram działań pracownika. Takie działania, mogą zdecydowanie wpłynąć negatywnie na efektywność jego pracy.

 

 

Employer Branding na wysokim poziomie

Z badania przeprowadzonego przez firmę Deloitte,  95% respondentów potwierdziło, że poczucie przynależności ma największy wpływ na wydajność i osiągane wyniki w organizacji. Moduł do zarządzania ścieżkami szkoleniowymi pozwala zapewnić pracownikowi przejrzysty plan rozwoju wraz z wszystkimi potrzebnymi materiałami do zdobycia kluczowych kompetencji na obejmowanym stanowisku.

Dzięki ścieżkom szkoleniowym, możliwe jest zastosowanie różnorodnych testów i ankiet. Firma ma szansę wtedy poznać także silne strony swoich pracowników. W rezultacie ułatwia to podjęcia decyzji, kto jest gotowy  awansować na wyższe stanowisko. Zaangażowanie pracodawcy w rozwój personelu działa korzystnie na wewnętrzny wizerunek marki.  Ważne jest też, żeby pamiętać o sile marketingu szeptanego. Badania przeprowadzone przez Deloitte, pokazują, że około 69% kandydatów nie zaaplikuje do firmy o złej reputacji, nawet jeśli obecnie nie ma pracy.

 

 

Proste logowanie i cenny czas administratorów

Współcześnie popularną formą wdrożenia e-learningu jest zintegrowanie go z platformą intranetową, która posiada znacznie szerszy zakres możliwości dla firmy. Takie połączenie dzięki zastosowanemu katalogowi użytkowników AD pozwala na wygodną i bardzo prostą obsługę. Mianowicie, każdy pracownik posiada swoje dane jednolitego logowania do firmowych systemów i modułów.

Pracownicy dodawani przez administratorów do katalogu użytkowników zostają przypisani do odpowiednich działów, zespołów i stanowisk. Taka struktura oraz wcześniej wprowadzone i szczegółowo zdefiniowane ścieżki szkoleniowe pozwalają na automatyczne przydzielenie pracownika do dedykowanego mu planu rozwojowego.

Optymalizacja procesów związanych z ręcznym udzielaniem każdemu pracownikowi dostępu do kolejnych pojedynczych szkoleń, pozwala:

• znacznie zaoszczędzić czas administratorów,
• zredukować koszty,
• zmniejszyć prawdopodobieństwo pojawienia się błędu w przyznawaniu uprawnień do konkretnych materiałów.

 

 

Raportowanie wyników ze ścieżki szkoleniowej pracownika

Gdy chcemy na bieżąco monitorować postępy L&D pracowników, musimy przypisać odpowiedzialnego „opiekuna” do każdej ścieżki szkoleniowej. Zazwyczaj dobierana jest osoba z danego wydziału firmy, aby realnie oceniać rezultaty odbywania ścieżki szkoleniowej.

Komunikaty dla uczestnika procesu L&D

Pracownicy mogą dostosować do siebie wygodny wgląd do swoich postępów szkoleniowych w widoku głównym platformy intranetowej. Jednak biorąc pod uwagę masę innych obowiązków wykonywanych na co dzień, funkcjonalną możliwością może się okazać harmonogram komunikatów. Stworzenie mailowych przypomnień o kończącym się czasie na wykonanie elementu ścieżki lub zbliżającym się kolejnym szkoleniu zdecydowanie ułatwia organizację codziennej pracy.

 

 

Wszystko w swoim czasie – ramy czasowe wykonywania poszczególnych etapów na ścieżce szkoleniowej

Głównym założeniem ścieżki szkoleniowej jest merytoryczne i praktyczne przygotowanie pracownika do pracy na wybranym stanowisku. Aby plan rozwojowy pracownika był maksymalnie skuteczny, ścieżkę można podzielić na elementy.

Przykładowy układ elementów ścieżki szkoleniowej dla nowego pracownika:

• Dzień 1 – Rozpoczyna się od zapoznawczej ścieżki szkoleniowej (pracownik uczy się zasad panujących w firmie, regulaminów, BHP, struktury organizacyjnej, do kogo zwracać się z specyficznymi zagadnieniami itd.)
  
  
• Dzień 2 – pracownik otrzymuje dostęp do firmowej bazy dokumentów oraz szkolenie w jaki sposób i gdzie szukać konkretnych plików. Pod koniec dnia nowozatrudniona osoba dostaje kilka pytań sprawdzających czy wie, gdzie szukać jakich dokumentów a więc czy odnajduje się w obecnej infrastrukturze aplikacji tj. FTP, intranet, e-learning itd.
  
  
• Dzień 3-5 – czas na szkolenia. Będą to wdrażające tematycznie, zgodne z nowym stanowiskiem. Pod koniec tego etapu przeprowadzenie kilku testów sprawdzających. Pracownik uzupełnia także kilka ankiet podsumowujących zapoznawczą ścieżkę szkoleń i może zadawać pytania, jeśli coś po drodze okazałoby się nie jasne.

Każdy pracownik ma w platformie intranetowej wgląd do swoich postępów ukończonych szkoleń, czasu pozostałego na wykonanie trwających i do tych które czekają już w kolejce.

 

 

Jak stworzyć skuteczne ścieżki szkoleniowe dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy?

Podobnie jak w przypadku dopasowania każdej ścieżki szkoleniowej do specyfiki konkretnego stanowiska, konieczne jest uważne dobranie ścieżek szkoleniowych do charakterystyki zapotrzebowania firmy Klienta. To bardzo istotne, żeby przed rozpoczęciem projektowania i przygotowania merytorycznego szkoleń, przeprowadzić głęboką analizę struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Na stworzenie modułu w 100% dedykowanego indywidualnym potrzebom firmy Klienta wpływają poniższe czynniki:

• sektor / branża,
• rozproszenie struktury organizacyjnej,
• cele / założenia w zakresie działań HR,
• wielkość przedsiębiorstwa / liczba pracowników,
• obszar działalności (krajowy / międzynarodowy).

 

 

Łączenie intranetowych funkcjonalności

• Opracuj jasny obraz tego, gdzie i jaka zmiana w zachowaniu i umiejętnościach jest pożądana.
• Upewnij się, że wysiłek odzwierciedla cele biznesowe i nagradza działania, które dodają wartości.
• Zaprojektuj grę tak, aby miała z natury społeczny charakter.
• Uczyń grę prostą i łatwą do zrozumienia.
• Włącz pracowników do procesu grywalizacji dzięki łatwym w użyciu materiałom instruktażowym.
• Celuj i wykorzystuj konkurencyjny charakter pracowników.

 

Skontaktuj się z nami.  wspólnie zaprojektujemy plan rozwoju Twoich pracowników!

 

Podsumowanie

Słowem podsumowania, firmy nieustannie dążą do zredukowania rotacji swojego personelu. Agencja Grow opracowała raport #TRENDYHR_202021 – (R)ewolucje HR, z którego wynika, że 62% badanych przedsiębiorstw planuje w najbliższym czasie zainwestować w poprawę komunikacji wewnętrznej, w tym 46% z nich w poprawę zaangażowania pracowników. Z pomocą modułu ścieżek szkoleniowych jesteś w stanie zapewnić pracownikom przejrzystą strukturę rozwoju, która skutecznie motywuje i wzbudza poczucie przynależności. Jest to także szansa na zbudowanie wizerunkowej przewagi konkurencyjnej na rynku pracy.

Korzyści płynące z zastosowania modułu ścieżek szkoleniowych do firmowego intranetu lub osobnej platformy e-learningowej:

• przejrzysta struktura rozwoju pracownika,
• wzrost motywacji i wydajności działania,
• identyfikacja pracownika z wartościami firmy,
• wyeliminowanie powtarzalnych czynności oraz możliwych błędów,
• oszczędność czasu administratorów,
• spójne doświadczenie pracownika dzięki połączeniu różnych elementów rozwojowych (materiały, szkolenia, grywalizacje itp.),
• wygodny dla opiekuna system weryfikacji postępu pracownika na ścieżce rozwoju,
• skuteczne zredukowanie rotacji wartościowych pracowników.