E-learning w procesie onboardingu nowego pracownika

02 August 2024

Z punktu widzenia funkcjonowania organizacji proces on-boardingu i adaptacji nowych pracowników może być uznany za jeden z kluczowych czynników jej rozwoju

To jak szybko nowi pracownicy wykonają swoje obowiązki, wpłynie na produktywność reszty firmy. Głównie dlatego, że poszczególne stanowiska często wymagają częściowej lub nawet pełnej współpracy ze sobą.

W przypadku dużych i średnich firm zarząd nie może osobiście wdrożyć wszystkich pracowników oraz przekazać im planów i misji. Często są to setki, a nawet tysiące pracowników.

Najlepszą opcją dla firmy jest zastosowanie przemyślanego i odpowiednio zaprojektowanego systemu do wprowadzania nowych pracowników do organizacji.

Jak właściwie wesprzeć proces onboardingu pracowników?

W ostatnim czasie e-learning stał się najskuteczniejszym narzędziem. Pozwala szybko przywitać i wdrażać nowych pracowników niezależnie od czasu i lokalizacji.

Możesz zapoznać z kulturą pracy dużą grupę osób w ułamku sekundy bez bezpośredniego zaangażowania zarządu czy odpowiednich kierowników działów.

Materiały e-learningowe dotyczące wdrażania nowego pracownika

Odpowiednio przygotowane szkolenie pomoże szybko wprowadzić nowych pracowników w tryb pracy. Materiał szkoleniowy będzie w stanie skutecznie wprowadzić:

główne zasady firmy,
charakterystykę pracy oraz stanowiska,
predyspozycje oraz obowiązki każdego pracownika.

Efektywne szkolenie w najważniejszych warunkach pracy pozwala być produktywnym niemal od pierwszego dnia.

Warto pamiętać, że postrzeganie konkretnej firmy jest zakorzenione w przekonaniach pracowników i jest sposobem na budowanie marki. Jest to swoisty sposób na promowanie, zwłaszcza w przypadku dużych firm, gdzie potencjalnie duża liczba pracowników może podzielić się z innymi opinią o pracodawcy. To jeden z powodów, dla których warto zacząć „wpajać” właściwe zrozumienie organizacji już na samym początku współpracy.

Można to osiągnąć za pomocą systemów e-learningowych. Graficzny i atrakcyjny treściowo materiał pomoże przekazać treść. Umożliwią zrozumienie wybranych wartości oraz celów. Szkolenie pomoże stworzyć pożądany wizerunek firmy, którą chcesz stworzyć.

Z drugiej strony takie powitanie nowych pracowników jest również sposobem na podniesienie morale pracowników. Wzmacnia także poczucie przynależności do organizacji. Dla średnich i dużych firm to ważny aspekt. Warto zrobić dobre wrażenie na nowych pracownikach, żeby nie szukać innych. Brutalna, ale szczera prawda.

Materiały e-learningowe dotyczące wdrażania nowego pracownika

Proces onboardingu pracownika – efektywny system świadczeń

Jak widać, onboarding jest szansą na budowanie pozytywnych relacji oraz dobrego wizerunku firmy. Z kolei e-learning jest „narzędziem”, które będzie niezastąpione we wesparciu całego procesu i może być nawet jego podstawą. Jakie są korzyści z wykorzystania nauczania na odległość w nowym systemie wdrażania pracowników?

Szkolenie nowych pracowników na szeroką skalę. Przygotowany materiał można wielokrotnie powtarzać, a dzięki e-learningowi, czyli nauczaniu na odległość, szkolenie może odbywać się na odległość, niezależnie od lokalizacji i liczby uczestników.
Przygotowanie dobrze przemyślanych i dokładnie przetestowanych materiałów, aby mieć pewność, że wszystkie najważniejsze kwestie są w nich omówione. Również w sposób najbardziej korzystny dla dobra firmy.
Możliwość użycia tego samego materiału z niewielkimi modyfikacjami oraz dostosowanie ich do specyfiki stanowiska lub działu.
Oszczędzanie czasu. Szkolenie przebiega sprawnie i nie wymaga osobistego zaangażowania zarządu, szefa kadr, czy członka wybranego działu, do którego dołączy nowy pracownik.
Oszczędzanie pieniędzy. Nie ma potrzeby każdorazowego angażowania trenera.
Bezpieczeństwo - materiały i informacje zawarte w szkoleniu są odpowiednio chronione.
Elastyczny czas szkolenia pozwala dostosować dogodny termin i godzinę dla nowych pracowników. Pełen proces odbywa się zdalnie, bez udziału głównych pracowników (np. osób z zarządu) i może odbywać się z domu poza ustalonymi godzinami (np. 20.00).

Jak osiągnąć powyższe korzyści, zostanie opisane w dalszej części tekstu. Jednak najlepiej w praktyce przetestować możliwości e-learningu podczas procesu onboardingu. Jak zmniejszyć formalności z tym związane?

Onboarding w firmach z wieloma oddziałami

Umiejętnie zaprojektowany i przygotowany system onboardingowy jest szczególnie ważny dla średnich i dużych firm. Te firmy, które mają wiele oddziałów w całym kraju, a nawet na świecie.

Nie da się skutecznie wdrożyć pracowników we wszystkich lokalizacjach w tradycyjny sposób. Systemy e-learningowe pomagają w tych działaniach. Dostępne są filmy i materiały szkoleniowe ułatwiające proces wdrażania.

E-learning to również świetne rozwiązanie, jeśli chodzi o rekrutację osób na wyższe stanowiska. W procesie rekrutacji często używa się krótkiej wypowiedzi potencjalnego szefa, a wtedy przydaje się funkcja nagrywania webinaru. Gotowe nagranie można przekazać wybranym nowym pracownikom.

Przygotowanie pracowników zagranicznych - jak to odpowiednio zrobić?

Jak e-learning może ułatwić przyjmowanie nowych pracowników z zagranicy? Takie rozwiązanie pozwala na dokładne planowanie i najlepsze przygotowanie treści materiałów wprowadzających w każdym języku. Daje pracodawcy możliwość przygotowania krótkiej wypowiedzi w języku ojczystym nowego pracownika.

Patrząc na techniczne aspekty, to zdecydowanie łatwiej jest nagrać krótką wypowiedź w języku obcym z możliwością jej poprawienia, niż próbować swoich sił w bezpośredniej rozmowie.

Materiał graficzny zostanie również przygotowany z pomocą kompetentnego językoznawcy, co pozwoli uniknąć ewentualnych błędów językowych. Gotowe materiały można stale wykorzystać bez potrzeby ponownego tłumaczenia, oszczędzając czas i finanse firmy.

Wdrożenie zatrudnionych pracowników na nowe stanowisko lub do innego oddział

Warto podkreślić, że w niektórych przypadkach na danym stanowisku pojawiają się pracownicy, którzy są już zatrudnieni w organizacji. Firmy coraz częściej korzystają z rekrutacji wewnętrznej. Okazuje się również, że dana osoba posiada umiejętności przydatne w różnych oddziałach.

Musisz także rozważyć możliwość awansu. W takim przypadku konieczne jest odpowiednie wprowadzenie nowej specyfiki pracy na dane stanowisko. Szkolenia dla pracowników zmieniających pracę, działy lub lokalizacje mogą obejmować:

wdrożenie pracowników na nowe stanowisko

normy obowiązujące w innym oddziale (np. różnice w godzinach przerw),
nowe zadania i bonusy,
nowe uprawnienia,
praca z innymi narzędziami lub programami,
inne możliwości wykonywania pracy.

W tym przypadku możemy również skorzystać z platformy e-learningowej, która ułatwi rekrutowanym wewnętrznie osobom szybkie przystosowanie się do sposobu pracy w nowym środowisku.

Jeśli mówimy o awansie to nie sposób pominąć kwestii szkolenia obecnych i nowych pracowników. Gdy chcemy, aby nowi pracownicy posiadali określone kwalifikacje, warto dostarczyć im porcję wiedzy już na początku pracy. Dzięki temu od razu możesz mieć ludzi gotowych do efektywnej pracy.

Dzięki implementacji platformy e-learningowej będziesz przygotowany do szkoleń wewnętrznych dostosowanych do potrzeb twojej firmy. Dodatkowo mogą odbywać się jednocześnie dla większych grup z różnych działów. Nie musisz odwiedzać poszczególnych oddziałów w różnych lokalizacjach.

Skontaktuj się z nami, a wspólnie stworzymy platformę e-learningową, która zwiększy efektywność szkoleń i zaangażowania pracowników.

Baza FAQ - Zastrzyk wiedzy na początku współpracy

Systemy e-learningowe mogą również tworzyć obszerną bazę wiedzy zawierającą wszystkie najpotrzebniejsze informacje.

Niektóre stanowiska są bardziej wymagające, dlatego tego rodzaju centrum informacyjne jest bardzo cenną pomocą dla nowych pracowników w szybkim przyswojeniu odpowiedniej wiedzy i profesjonalnym przygotowaniu się.

Monitoring postępów w pracy nowozatrudnionych – analiza danych

E-learning nie tylko służy nauce, ale także analizowaniu postępów w wykonywanej pracy. Dostępne raporty uwzględniają opis procesu edukacyjnego dla każdego nowoprzybyłego biorącego udział w wybranym szkoleniu.

Pracodawcy mogą uzyskać informacje o postępach, poziomie wdrożenia i osiągniętych wynikach. Dzięki temu może stwierdzić, że zatrudniona osoba posiada odpowiednie dla konkretnego stanowiska kwalifikacje i praktyczne umiejętności.

Ponadto raporty są zapisywane, dzięki czemu pracodawca zawsze może do nich wrócić i porównać ze sobą zawarte tam dane.

W życiu codziennym, zwłaszcza w dużych firmach, nie da się samodzielnie sprawdzić wiedzy wszystkich nowych pracowników. W ciągu kilku miesięcy pojawiają się nawet dziesiątki nowych pracowników, więc dobrym sposobem sprawdzenia ich postępów jest weryfikacja za pomocą platformy e-learningowej.

Bezpieczeństwo podczas onboardingu nowych pracowników

Bardzo ważne jest odpowiednie zabezpieczenie całego procesu. Aby to osiągnąć, platformy e-learningowe oferują możliwość zróżnicowania dostępu według pozycji zajmowanej w firmie. Dlatego tylko wyznaczony osoby mają dostęp do wiedzy poufnej. Jednym z najważniejszych szkoleń w procesie szkolenia pracowników jest szkolenie BHP, które jest wymagane na każdym stanowisku.

Dostarcza wiedzy, jak wykonywać pracę zgodnie z zasadami bez narażania życia i zdrowia innych. Platforma e-learningowa daje możliwość zapoznania się z treścią przepisów BHP oraz zweryfikowanie pozyskanej wiedzy.

Obowiązkowe zdanie egzaminu po ukończeniu szkolenia utwierdza pracodawcę, że pracownik posiada wiedzę z zakresu bezpieczeństwa na danym stanowisku. Dzięki funkcji pracodawca może uzyskać dostęp do informacji:

osiągnięty wynik pracownika, który ukończył test,
na jakie pytania odpowiedział niepoprawnie (na ile potrzebuje dodatkowego szkolenia),
czy wystąpił problem ze zrozumieniem tematu i powinno się umieścić bardziej szczegółowe wyjaśnienie danej tematyki.

Ponadto należy pamiętać, że każde szkolenie można opracować w różnych językach.

Wdrożenie e-learningu. W jaki sposób to działa?

Pierwszego dnia pracy bardzo ważne jest przekazanie odpowiedniej wiedzy zawodowej, dlatego zwracaj uwagę na formę komunikacji. Systemy e-learningowe mogą tworzyć różnorodne materiały szkoleniowe. Jakie formy komunikacji jest w stanie zaoferować platforma e-learningowa?

W formie prezentacji szkoleniowej, czyli interaktywne dostarczenie informacji.
Kompendium wiedzy zawierające najistotniejsze materiały szkoleniowe.
Grafiki, plakaty czy infografiki, które umożliwiają obrazowe przedstawienie istotnych informacji.

To najpopularniejsze metody zdalnego szkolenia wykorzystywane podczas wprowadzania nowych pracowników. Jednak ostatnio na rynku pojawiła się dodatkowa funkcja, która każdego dnia zyskuje popularność i uznanie wśród specjalistów HR.

Webinary/wideo wykorzystywane do szkolenia nowozatrudnionych

Nagrania audio to łatwy sposób na szybkie przekazywanie informacji, a jednocześnie atrakcyjny sposób komunikowania się.

Webinary podczas procesu onboardingu najczęściej służą do bardziej angażującej prezentacji firmy, jej budynków, oddziałów itp. Z drugiej strony same filmy są często wykorzystywane do nagrywania prezentacji kierownictwa lub specjalistów HR.

Ten sposób przekazu jest najczęściej wykorzystywany w onboardingu pracowników wyższego szczebla, choć coraz częściej jest wykorzystywany do wdrożenia wszystkich pracowników. Szczególnie dlatego, że buduje świadomość współudziału w życiu organizacji.

Funkcja wideo/webinar umożliwia m.in.:

prezentację i udostępnianie w postaci pobranych plików,
wykonanie wirtualnej tablicy,
łatwy sposób konfiguracji ankiet i testów umożliwiających automatyczną ocenę,
szeroko rozbudowany system raportowania oraz podsumowania.

Aby dokładnie pokazać, jak działa platforma e-learningowa i jak można ją zastosować w praktyce podczas onboardingu nowych pracowników, zachęcamy do skorzystania z wersji DEMO.

Wdrażanie nowych pracowników - praktyczne dodatki e-learningu

Wzbogacone szkolenia onboardingowe poprzez platformy e-learningowe to także okazja dla HR do spojrzenia na firmę lub jej różne oddziały z innej perspektywy. W dużych przedsiębiorstwach bardzo trudno jest skutecznie kontrolować wszystkie aspekty współpracy. Pomocnym narzędziem są ankiety, które wzbogacają proces onboardingu.

System umożliwia dodanie obowiązkowej ankiety na koniec procesu onboardingu oraz całego szkolenia, które wprowadza w specyfikę nowego stanowiska. W zebrane w ten sposób informacje pomogą zidentyfikować obszary wymagające poprawy, zmiany lub usunięcia. Takie „świeże spojrzenie” często pozwala zobaczyć więcej.

Daje możliwość doskonalenia onboardingu w sposób przyjazny i zrozumiały dla nowych pracowników. Informacje zawarte w ankiecie dadzą Ci wyobrażenie o preferencjach nowych pracowników współpracujących z firmą.

Zaplanuj e-learning w procesie wdrożeniowym pracowników

Patrząc na dodatkowe możliwości, jakie daje wykorzystanie e-learningu przy wprowadzaniu nowych pracowników, warto wspomnieć o teoretycznie prostym rozszerzeniu przy jednoczesnym ułatwieniu zarządzania systemem onboardingowym. Mówimy tu o module Kalendarza. Za pomocą tego modułu wszystkie zaplanowane szkolenia i wydarzenia są automatycznie zapisywane w systemie.

Ta funkcja pozwala uniknąć błędów i daje możliwość sprawdzenia, jak zaplanowane są działania onboardingowe nowego pracownika. Z drugiej strony przypomnienie o zbliżającej się dacie spotkania sprawi, że nie zapomnisz o tym. Oprócz opisanych rozwiązań możliwe jest również wdrożenie innych rozszerzeń dostosowanych do indywidualnych potrzeb danego klienta.

Na naszej stronie możesz znaleźć opisy wszystkich najważniejszych funkcji.